Avant de signaler un manquant, rapprochez commande confirmée, liste de colisage et quantités reçues dans la même unité. Distinguez cartons encore en transit, marchandise non contrôlée, mauvaises variantes et articles endommagés. Chaque cas appelle une clarification différente.
Définir l’unité de comptage
L’ensemble soutien-gorge et porte-jarretelles en dentelle noire, référence PDD-1008146020759, est décrit avec soutien-gorge, porte-jarretelles et culotte assortie. Un nombre de vêtements individuels n’est donc pas directement comparable à un nombre d’ensembles. Utilisez l’unité convenue, sans présumer l’unité facturée ni l’inclusion d’accessoires photographiés.
Pour un envoi mixte, créez une ligne par SKU, taille et couleur. Reliez code fournisseur et référence boutique pour ne pas prendre une variante réétiquetée pour un article absent.
Délimiter cette réception
Listez les cartons et références de suivi attendus puis comparez-les aux cartons physiquement reçus. Une livraison partielle doit rester identifiée comme telle, avec un suivi distinct des cartons manquants. Le statut « livré » du transporteur ne prouve pas le contenu de chaque carton.
Conservez la liste de colisage initiale et repérez les versions ultérieures. Demandez une explication d’un écart documentaire au lieu d’écraser la première version.
Construire une ligne de rapprochement
- Référence : version de commande, ligne, SKU, taille, couleur et unité.
- Attendu : quantité commandée et quantité affectée à cet envoi.
- Reçu : quantité effectivement comptée par carton identifié.
- Exceptions : mauvaise variante, dommage, ensemble incomplet ou unités non encore contrôlées.
- Preuves : feuille de comptage, étiquette du carton concerné et photos lisibles.
- Suivi : question, responsable, réponse et statut.
Modèle : [SKU/variante] / [unité] / [quantité de l’envoi] / [quantité comptée] / [cartons] / [écart] / [preuve] / [action ouverte]. Il ne s’agit pas du compte rendu d’une livraison réelle.
Recompter avant d’attribuer une cause
Vérifiez cartons mixtes, composants d’ensembles séparés et produits déjà rangés. Si possible, faites confirmer le comptage par une deuxième personne sur le même périmètre. Enregistrez les corrections sans effacer l’entrée initiale.
Exemple fictif : 20 ensembles commandés et 60 vêtements comptés ne prouvent pas, à eux seuls, un surplus. Si chaque ensemble comporte trois pièces confirmées, les deux chiffres peuvent représenter le même total. Il reste à contrôler la composition et les variantes de chaque ensemble.
Demander un rapprochement sans présumer la solution
Envoyez les lignes concernées pour comparaison avec les documents d’expédition. L’écart ne démontre pas à lui seul sa cause ni le remboursement, remplacement, recours transporteur ou délai applicable. Référez-vous aux conditions convenues ; ce guide n’est pas une politique de retour.
Contactez l’équipe commerciale avec référence de commande, lien produit et preuves. Pour un futur programme de marque privée, convenez des identifiants et documents de réception avant l’expédition.