قبل الإبلاغ عن نقص في شحنة ملابس داخلية، طابق الطلب المؤكد وقائمة التعبئة والكميات المستلمة باستخدام وحدة العد نفسها. افصل الكراتين التي لا تزال في الطريق، والمخزون غير المفحوص، والمتغيرات الخاطئة، والقطع التالفة. فلكل حالة متابعة مختلفة.
حدد وحدة العد أولاً
يوصف طقم حمالة الصدر وحزام الجوارب من الدانتيل الأسود، بالرمز PDD-1008146020759، بحمالة وحزام جوارب وقطعة سفلية متناسقة. لذلك لا يُقارن عدد الملابس المنفردة مباشرة بعدد الأطقم. استخدم الوحدة المتفق عليها، ولا تفترض وحدة الفاتورة أو إدراج كل إكسسوار ظاهر في الصورة.
للشحنة المختلطة، خصص صفاً لكل رمز ومقاس ولون. ضع رمز المورد بجانب رمز متجرك، حتى لا تُعد القطعة ذات الملصق المختلف مفقودة خطأً.
حدد نطاق هذه الدفعة
دوّن الكراتين وأرقام التتبع المنتظرة لهذه التسليمة وقارنها بما وصل فعلياً. إذا وصلت بعض الكراتين فقط، سجل استلاماً جزئياً وتابع البقية بشكل منفصل. حالة «تم التسليم» لدى الناقل لا تثبت محتويات كل كرتون.
احتفظ بقائمة التعبئة الأصلية وسجل أي مراجعة لاحقة. اطلب تفسير الاختلاف بين المستندات بدلاً من استبدال النسخة الأولى دون توضيح.
أنشئ صف مطابقة للاستلام
- المرجع: نسخة الطلب والبند والرمز والمقاس واللون ووحدة العد.
- المتوقع: كمية الطلب والكمية المخصصة لهذه الشحنة.
- المستلم: العدد الفعلي لكل كرتون محدد.
- الاستثناءات: متغير خاطئ أو تلف أو طقم غير مكتمل أو وحدات لم تُفحص.
- الأدلة: ورقة العد وملصق الكرتون المعني والصور الواضحة.
- المتابعة: السؤال والمسؤول والرد وحالة الحل.
نموذج: [الرمز والمتغير] / [الوحدة] / [كمية الشحنة] / [العدد الفعلي] / [الكراتين] / [الفرق] / [الدليل] / [الإجراء المفتوح]. هذا نموذج عمل وليس تقرير شحنة حقيقية لعميل.
أعد العد قبل تحديد السبب
راجع الكراتين المختلطة ومكونات الأطقم المفصولة والبضائع التي نُقلت إلى التخزين. إن أمكن، اجعل شخصاً آخر يراجع العد بالنطاق نفسه. سجل التصحيح مع الاحتفاظ بالقيد الأصلي.
مثال توضيحي: طلب 20 طقماً وورقة استلام تتضمن 60 قطعة ملابس لا يثبتان زيادة في التسليم وحدهما. إذا كان كل طقم يضم ثلاث قطع مؤكدة، فقد يصف الرقمان الكمية نفسها. مع ذلك، يلزم التأكد من اكتمال كل طقم وصحة مقاساته وألوانه.
اطلب المطابقة دون افتراض تعويض
أرسل الصفوف المتأثرة لمقارنتها بسجلات الإرسال. وجود فرق موثق لا يحدد وحده المسؤولية أو الاسترداد أو الاستبدال أو مطالبة الناقل أو المدة المطبقة. ارجع إلى شروط الطلب المتفق عليها؛ فهذا الدليل ليس سياسة إرجاع.
تواصل مع فريق المبيعات وأرفق مرجع الطلب ورابط المنتج وملخص الأدلة. وفي مشروع لاحق بعلامة خاصة، اتفق على تعريف المتغيرات ومستندات الاستلام قبل الشحن.