Antes de comunicar un faltante, concilie pedido confirmado, lista de embalaje y cantidades recibidas usando la misma unidad. Separe cajas aún en tránsito, mercancía sin revisar, variantes incorrectas y artículos dañados. Aunque todos afecten al inventario vendible, requieren aclaraciones diferentes.
Definir la unidad de recuento
El conjunto negro de sujetador y liguero de encaje, SKU PDD-1008146020759, se describe con sujetador, liguero y braguita a juego. Contar prendas individuales no equivale a contar conjuntos. Utilice la unidad pactada sin deducir por su cuenta la unidad facturada ni la inclusión de accesorios fotografiados.
En envíos mixtos, cree una fila por SKU, talla y color. Vincule el código del proveedor con el de su tienda para no confundir una variante reetiquetada con una ausencia.
Delimitar esta entrega
Enumere cajas y referencias de seguimiento previstas y compárelas con las cajas recibidas físicamente. Una entrega parcial debe registrarse como tal, manteniendo aparte las cajas pendientes. El estado «entregado» del transportista no acredita el contenido de cada caja.
Conserve la lista de embalaje original y señale revisiones posteriores. Pida aclarar una diferencia documental en lugar de sustituir silenciosamente la primera versión.
Usar una fila de conciliación
- Referencia: versión de pedido, línea, SKU, talla, color y unidad.
- Previsto: cantidad pedida y cantidad asignada a este envío.
- Recibido: cantidad contada por caja identificada.
- Incidencias separadas: variante incorrecta, daño, conjunto incompleto o mercancía sin revisar.
- Evidencia: hoja de recuento, etiqueta relevante de caja y fotos claras.
- Seguimiento: pregunta, responsable, respuesta y estado.
Plantilla: [SKU/variante] / [unidad] / [cantidad del envío] / [cantidad contada] / [cajas] / [diferencia] / [evidencia] / [acción pendiente]. No representa una entrega real de un cliente.
Recontar antes de atribuir una causa
Revise cajas mixtas, componentes separados y unidades trasladadas al almacén. Cuando sea posible, otra persona debe verificar el recuento con el mismo alcance. Registre correcciones sin borrar el dato inicial.
Ejemplo ilustrativo: una línea de 20 conjuntos y una hoja con 60 prendas no demuestran por sí solas un exceso. Si cada conjunto incluye tres piezas confirmadas, pueden describir el mismo total. Aun así, hay que comprobar que cada conjunto tenga sus componentes y variantes correctos.
Solicitar conciliación sin presuponer la solución
Envíe las filas afectadas para compararlas con los registros de expedición. La diferencia documentada no establece por sí sola quién la causó ni qué reembolso, reposición, reclamación o plazo corresponde. Aplique las condiciones acordadas; esta guía no constituye una política de devoluciones.
Contacte con ventas con referencia del pedido, enlace del producto y resumen de evidencias. Para un futuro programa de marca propia, acuerde identificadores y documentos de recepción antes del envío.